Оформление по ГОСТ

Данный пост не будет развлекательным чтивом, слабонервных и впечатлительных читателей прошу пролистать дальше. Необходимость данного поста навеяна некоторыми комментариями, написанными в ответ на мой пост «К чему приводят солдата лишние знания» За почти 22 года службы (из них 12 лет в Железнодорожных войсках и без малого 10 лет в Военно-Морском флоте) мне приходилось слышать, ознакамливаться, официально доводить до военнослужащих информацию о гибели и травматизме личного состава (людей!) в войсках и на флоте. Я не буду называть конкретные имена и даты, информация эта в той или иной степени конфиденциальная, да и память у меня не абсолютная но, что было, то было. К сожалению. Здесь не будут затронуты случаи неуставных взаимоотношений, это отдельная тема. Я расскажу о человеческой глупости, которая приводит к трагичным последствиям.

1. Знаете ли вы, что такое этиленгликоль? Это ЯТЖ (ядовитая техническая жидкость), которая используется в составе антифриза в системе охлаждения двигателей внутреннего сгорания. Так вот, в 90-е и 2000-е годы ежегодно находились военнослужащие-срочники, которые принимали его внутрь. Большинство из них не спасли — обычно бойцами это делалось «без палева», так чтобы «шакалы не узнали». То есть при охране автопарков, в увольнениях, в самоволках, и других случаях утраты контроля со стороны командования. По этому помощь часто бывала оказана не своевременно. К счастью, когда это случилось в моей части, дежурный решил ночью проверить наряд по парку, и двух придурков спасли. Вы что, думаете доведение таких случаев до всего личного состава остановило такие случаи в дальнейшем? Да как-бы не так. Каждый год этиленгликоль собирал свои жертвы. Это не смотря на то, что каждому солдату сначала в учебном подразделении, прямо в первые дни службы, доводили под роспись о запрете употребления всех ЯТЖ, и в частности этиленгликоля внутрь. Затем это-же самое доводилось под роспись на всех периодических инструктажах, и при каждом случае гибели или травматизма. Не помогало. В итоге командиры просто сливали этиленгликоль с машин, и ездили только на воде — либо машина стояла ночь в теплом ПТОРе (Пункт Технического Обслуживания и Ремонта), либо вода сливалась из системы охлаждения на ночь.

2. Электротравмы. Все наверное знают с детства, что не нужно трогать оголенные провода. А вот как погибали люди от электричества в армии.

Группа военнослужащих-дембелей решила подзаработать денег на дорогу домой. Ну как подзаработать.. Раздобыли ребята лом и пару топоров на пожарном щите, и пошли рубить металл на подстанцию. Сначала им повезло — они срубили алюминиевые шины на обесточенном участке подстанции. Но время еще было — и ребята решили продолжить, и перешли на не обесточенный участок. Первый, ударивший топором по шине погиб сразу, второй, что стоял рядом, скончался в госпитале позже. Третий временно ослеп, но отделался испугом.

Другой случай. Военнослужащий просто решил пописать в укромном уголке. В укромном уголке в это время шел ремонт электрокабеля. Просто пописать на траву было скучно, и парень решил пописать на кабель. Погиб на месте. Да, можно сейчас много говорить, что место должно было быть ограждено, что ремонтируемый участок кабеля должен был быть обесточен, висеть таблички и т.д. Не переживайте, кого нужно наказали жестко. Только человека не вернуть. Остается вопрос — зачем писать на кабель? Дело было днем, человек не мог не видеть, или не заметить. Он просто не подумал.

А следующий случай не только армейский, он распространен там, где есть электрифицированная железная дорога. Решил солдат доехать без палева до города, для чего решил залезть в груженый углем полувагон стоящего на входном семафоре состава. По скобам боец залез на полувагон, но решил осмотреть с высоты окрестности и встал на кучу угля. На контактной сети — 27 киловольт. Электродуга, крик, обгоревший труп.

К сожалению, данные случаи все типичные, изменяется только дата и количество участников. При этом все военнослужащие железнодорожных войск инструктируются по поводу контактной сети, все эти случаи им доводятся. Да и в школе чему-то учат.

3. Случай, который произошел в начале 2000-х. Стоял полевой узел связи. Опытный матерый срочник, радиотелеграфист, в обеденный перерыв решил заняться изготовлением сувенира из снаряда от ЗУ-23. При этом находился он в кунге на базе автомобиля КамАЗ. Что я увидел, когда зашел туда в качестве понятого со следственной группой военной прокуратуры? Посредине рабочего стола — дыра в столешнице диаметром около 20 сантиметров, с рваными краями. Окровавленные пассатижи на полу. Ошметки пальцев разбросанные по всему кабинету. Заостренные куски оболочки снаряда, торчащие из потолка, стен и аппаратуры. Парень выжил. Только у него три пальца всего на обоих руках осталось. Были ранения глаз и осколочные головы. Это был нормальный, адекватный солдат, я с ним часто общался. Как думаете, он в курсе был, что запрещается разбирать боеприпасы? Я уверен, что в курсе. Об этом говорят на инструктажах, в учебке про это говорят, случаи разные доводят.

4. Возгорания одежды. Во время службы моего отца, (80-90-е годы) регулярно случались такие вещи — возгорания одежды на солдатах-водителях. Водители, испачкав в маслах и другой технической грязи форму, сливали из баков бензин, и стирали ее в нем. После такого, форма хорошо очень отстирывалась, быстро сохла на ветру. Вот только не весь бензин с нее полностью испарялся. При попытке закурить такой солдат вспыхивал факелом. Дальше — как повезет. Если солдата успевали повалить и накрыть чем-либо или залить, то выживали. Естественно, инструктировали бойцов. В папиной казарме даже фотографии обгоревших висели на стенде. Сажали на губу. Да, и били бывало «альтернативно одаренных» (спасибо за термин, уважаемый комментатор из предыдущего моего поста). Но случаи все равно происходили постоянно.

5. Случай, который произошел в подразделении моего дяди. Авторота. Срочник получил команду от начальника КТП на выезд из автопарка. КамАЗ не завелся. Окислились клеммы на стартере. Так как это было не в первый раз, боец заскочил спереди под днище и отверткой залез в стартер. Прошел пусковой ток, и машина, стоящая на скорости рванулась вперед. Камаз встал колесом на живот солдату. Боец умер в реанимации через 3 дня.

6. Случай еще с одним срочником. Водитель. Дембель. Открыл канистру, чтобы проверить наличие в ней топлива. (Бензина!!!!). Темно, нихера не видно. Подсветил зажигалкой горловину. Топлива в канистре не оказалось, а паров — нормально так. Ходил потом парень с красной рожей и без бровей. Почти все волосы на голове спасла шапка. Это случай скорее комичный, отделался парень легко, степень ожога была легкой, кожа потом облезла и все. Но в город стеснялся ходить пару месяцев. Ну и ржали над ним все долго. Просили подсветить зажигалкой все время. Его даже не наказали — зачем? В «пример» только всем ставили.

7. Далее приведу случай, в котором принимал участие я сам. Правда косяк был не мой.. Выходной день, лето. Атомный подводный ракетный крейсер. Я стою на корабельной вахте — вахтенным центрального поста (он-же вахтенный носовых отсеков). Обязанности простые — если коротко, то вести вахтенный журнал и осматривать 1 раз в 30 минут носовые отсеки подлодки на взрыво-пожаробезопасность и отсутствие посторонних лиц и признаков аварии. Осмотрев отсеки, я захожу на торпедную палубу, так как услышал оттуда звуки музыки. Захожу в помещение, иду на источник звука. Обнаруживаю у торпедных аппаратов матроса срочной службы, который поздно услышал мое приближение, и по этому не успел спрятать зажженную сигарету. Точнее почти успел — в брезентовые чехлы он бычок запихал. Как вам объяснить глобальность этого косяка… На подводной лодке в принципе курить нельзя нигде (кроме специальной курилки в морях). Но на торпедную палубу запрещено даже заходить со стрелковым оружием, и заносить курительно-зажигательные принадлежности. На входе на торпедку даже висит специальный ящик, в который нужно выкладывать спички и зажигалки. Что такое торпедная палуба — это помещение длинной несколько десятков метров и высоким подволоком (потолком), где на автоматизированных стеллажах висят и лежат несколько десятков боевых торпед и ракето-торпед или мин. В каждой из них несколько сотен килограммов взрывчатки. Это не халатность, и не пофигизм даже. Это тупость, на грани дебилизма. Это не человек, это обезьяна тупая. Таких надо сразу комиссовывать по болезни. К счастью, вскоре матросов-срочников перестали брать на подлодки. Что, кто-то скажет, что матрос-торпедист не знал, что нельзя курить на подлодке, и в частности на торпедке? Да знал конечно. 50 раз знал. Думаете, он не мог выйти на пирс и покурить? Конечно мог. Даже для этого не надо было спрашивать разрешения. Просто лень было…

Данный список можно продолжать и продолжать. К сожалению, солдаты срочники — это люди, многие из которых считают себя «волшебными» — ну то есть они точно знают что произойти может все, что угодно, но только не с ними. Почему в армии эта проблема стоит наиболее остро? По тому, что в армию попадают молодые люди, которые до этого в большинстве своем жили дома на всем готовом и несли ответственность только за себя — в школе, кружках, в компании. А потом в их руки попадает боевая и другая техника. Оружие и боеприпасы. Материальные средства. Армия — не тюрьма, и над каждым бойцом по командиру не поставишь… Если в человеке с детства живет обезьяна с гранатой, то в армии она себя обязательно покажет. Всем здоровья. Берегите себя!

И это всё о нем: заявление

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций». Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

  • от руки или в печатном виде;

  • называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

  • писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дается 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

  • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

  • регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

  • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

  • факт принятия документа;
  • дата (обязательно!);
  • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

Давыдов 17.09.2015

Резюме

  1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *